Management Summary
Moderne Unternehmen müssen heute eine große Menge von Dokumenten verwalten und ihren Mitarbeitern immer aktuelle Informationen bereitstellen. Bei John Deere in Mannheim setzt man im Intranet auf CONTENS sowie die integrierte DMS-Lösung windream. Neue Inhalte lassen sich sehr einfach in kürzester Zeit veröffentlichen und unternehmensrelevante Dokumente stehen den Mitarbeitern jederzeit in der aktuellsten Fassung zur Verfügung. Die Kombination überzeugt durch einen hohen Funktionsumfang, einfache Handhabung und hohe Akzeptanz bei den Redakteuren.
Ausgangslage
Die Mitarbeiter der John Deere Werke Mannheim, Zweibrücken und Bruchsal erstellen mit neuester Technik moderne Traktoren und Erntemaschinen. Für die Verwaltung von täglich benötigten Unterlagen wie Handbücher, Montageanleitungen und Serviceunterlagen setzt das Unternehmen auf die Dokumenten Management Software (DMS) windream. Zur Einrichtung eines Intranets suchten die IT-Experten von John Deere in Mannheim ein leistungsstarkes Content Management System (CMS), mit dem sich neue Informationen schnell und einfach veröffentlichen lassen, und welches weltweit einen zuverlässigen Zugriff auf das eingesetzte DMS gewährleistet.
Lösung
Die Entscheidung der Verantwortlichen bei John Deere fiel auf die Content Management Plattform CONTENS. Das CMS überzeugte von Anfang an durch die anwenderfreundliche Oberfläche, mit der sich neue Inhalte im Handumdrehen erstellen und veröffentlichen lassen.
Eine wichtige Anforderung von John Deere war die Anbindung von CONTENS an das bereits bestehende Dokumenten Management System windream. Das DMS zeichnet sich insbesondere durch eine sehr einfache Handhabung und geringe Implementierungskosten aus. Seit mehreren Jahren archivieren und verwalten die Mitarbeiter bei John Deere relevante Informationen mit windream. Das Ziel bestand darin, den über 2.500 Mitarbeitern des Werkes Mannheim weltweiten Zugriff auf die Geschäftsdokumente ihres Unternehmens zu ermöglichen.
CONTENS entwickelte dazu eine Schnittstelle zu windream. Redakteure können nun direkt über die CONTENS Oberfläche auf die Inhalte des DMS zugreifen und diese mit wenigen Mausklicks im Intranet verfügbar machen.
Der Zugriff auf das windream DMS über die Redakteursoberfläche von CONTENS bietet den Mitarbeitern bei John Deere vielerlei Vorteile:
- Einheitlicher Zugriff auf alle unternehmensrelevanten Dokumente
- Vermeidung von Redundanzen durch direkte Verknüpfung der Dokumente
- Gewährleistung von stets aktuellen Dokumenten durch Verlinkung auf die jeweils aktuellste Version eines Dokumentes
Inzwischen hat sich das Intranet bei John Deere in Mannheim als schnelles und günstiges Informationsmedium für alle Mitarbeiter etabliert. Mehr als 170 Redakteure tragen täglich dazu bei und erstellen für ihre Kollegen die Inhalte. Als positiver Nebeneffekt der Einführung von CONTENS und windream konnte der interne E-Mail Versand, der bis dahin überwiegend zur Verteilung von Dokumenten genutzt wurde, deutlich reduziert werden.
Aufgrund des erfolgreichen Projektverlaufs betreiben zwischenzeitlich auch die John Deere Werke in Bruchsal und Zweibrücken ihre Intranets mit CONTENS.